Die Personalführung ist ein wichtiges Thema in modernen Zahnarztpraxen. © hamburguesaconqueso/iStockphoto

Ganz relevant sind zum Beispiel der Umgang und die Führung des Praxispersonals. Spätestens ab acht Arbeitnehmern braucht jede Praxis klare Führungsstrukturen. Mitarbeiter sollten aktiv geführt und das Miteinander im Team gesteuert werden. Für die Zufriedenheit und damit auch die Bindung der Mitarbeiter aber natürlich ebenso für effizientes Arbeiten und eine gelungene Organisation ist eine professionelle Mitarbeiterführung unerlässlich. Da dieses neben den Geschäftsführungsaufgaben der Inhaber und den Patientenbehandlungen der Zahnärzte eine durchaus zeitintensive Aufgabe sein kann, ist es ratsam, Führungsverantwortung auf Praxismanager oder Teamleiter zu übertragen, so dass sich der Praxisinhaber lediglich auf die Führung von diesen konzentrieren muss.

Einführung von klaren Strukturen entscheidend

Wer sich zu diesem Schritt entscheidet, sollte zunächst geeignete Führungskräfte aus seinem Team auswählen. Loyal sollten sie sein, im Interesse des Inhabers handeln, eine gewisse Präsenz und möglichst eine hohe Akzeptanz im Praxisteam haben. Im Optimalfall werden die Führungskräfte entsprechend ausgebildet und auf die Führungsaufgaben im Vorwege oder zumindest begleitend vorbereitet – das gibt Sicherheit im Auftreten und unterstützt das Gelingen der neuen Rolle. Während es in der Wirtschaft umfangreiche Führungskräfteentwicklungsprogramme gibt, gehört auch in der dentalen Welt die Teilnahme an Führungsseminaren inzwischen in der Regel zum Standard erfolgreicher Praxen.

Für eine klare Praxisstruktur ist es elementar wichtig, die Mitarbeiter jeweils eindeutig einem disziplinarischen Vorgesetzten zuzuordnen, der mit den arbeitsrechtlich-üblichen Weisungsrechten von Führungskräften ausgestattet ist und beispielsweise Arbeitsanweisungen geben und Personalentscheidungen treffen kann. Ein Team sollte dabei maximal zehn Mitarbeiter umfassen, da man nur so sicherstellen kann, den Mitarbeitern als Führungskraft ausreichend gerecht werden zu können. Sobald die Struktur steht, sollte sie im gesamten Praxisteam vorgestellt und umfassend erläutert werden.

Kommunikation ist das wichtigste Führungsinstrument

Personalführung bedeutet weitaus mehr als Klassensprecher oder Kummerkasten zu sein. Als verlängerter Arm des Inhabers gilt es einerseits die Praxisinteressen zu vertreten und andererseits im engen Kontakt mit seinen direkt unterstellten Mitarbeitern zu stehen. Dieser Spagat ist nicht immer einfach und erfordert regelmäßigen Austausch – sowohl mit dem eigenen Chef als auch den zugeordneten Mitarbeitern. Dies gelingt am besten in regelmäßigen Gesprächsterminen. Das jährliche Mitarbeitergespräch, das es in vielen Praxen inzwischen gibt, ist für einen professionellen Führungsalltag definitiv zu wenig und Personalführung damit zum Scheitern verurteilt. Mitarbeitergespräche sollten möglichst alle ein bis zwei Wochen, aber mindestens einmal im Monat stattfinden, und wenn es nur eine halbe Stunde ist. Auf dem Weg in die nächste Behandlung, der Patient schon wartend auf dem Stuhl, lässt sich hingegen kaum mit Tiefgang kommunizieren. In einem geschützten Rahmen und unter vier Augen sollten sich daher die Führungskräfte der Praxis mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern über aktuelle Themen, persönliche Anliegen und ihre Erwartungen austauschen. Auf diese Weise können auch die unzähligen Führungsaufgaben gut gebündelt werden. Aber welche sind das überhaupt? Mitarbeiter zu motivieren, sie zu fördern und zu binden, Aufgaben zu delegieren aber auch Leistung nachzuhalten, im Team zu vermitteln, aktiv zu kommunizieren, Feedback zu geben und Informationen weiterzutragen, sind neben dem Optimieren von Prozessen und dem Repräsentieren der Praxis relevante Führungsaufgaben, die im Praxisalltag leider oft viel zu kurz kommen, jedoch wunderbar in den Gesprächsterminen umgesetzt werden können.

Das regelmäßige Gespräch mit dem Mitarbeiter bietet zudem eine weitere entscheidende Chance: Wertschätzung! Als Führungskraft sollte man, unabhängig davon auf welcher Hierachieebene man steht, seine Mitarbeiter möglichst gut kennen und Interesse an ihrer Person zeigen. Neben der so gesendeten Message „Du bist mir wichtig“ kann die Führungskraft durch interessierte Fragen zudem eine Vorstellung davon bekommen, was den einzelnen Mitarbeiter aktuell beschäftigt und wo er innerlich steht – und ihre Führung auf den Einzelnen entsprechend abstimmen. Kommunikation und damit auch Wertschätzung sind für die Bindung von Mitarbeitern so entscheidend, wie kaum ein anderer Faktor. Ob in der Wirtschaft oder der Zahnarztpraxis spielt dabei keine Rolle, außer dass in Großkonzernen und Wirtschaftsunternehmen neues Personal nicht ansatzweise so schwer zu finden ist.

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Dipl.-Psych. Bianca Rieken
ist mit ihrem Unternehmen PERSONAL & PRAXIS als Beraterin für Personalmanagement auf die Dental- und Medizinbranche spezialisiert und berät bundesweit Praxen bezüglich ihrer Personalstrukturen, Führung, Mitarbeitergewinnung und Teamentwicklung.