Weihnachtsfeier mit der Praxis: So bleiben Betriebsveranstaltungen steuerfrei
Weihnachtsfeier mit der Praxis: So bleiben Betriebsveranstaltungen steuerfrei © Foto: cottonbro / Pexels

Die Experten gehören zur Steuerberaterkanzlei Wilde und Partner, Bergisch Gladbach. In unserer neuen Serie geben sie Zahnmedizinern jede Woche Tipps rund um Steuerberatung, Recht, Finanzen und Betriebswirtschaft. Mehr über die Serie und die Experten erfahren Sie unten im Artikel. In dieser Folge geht es um Betriebsveranstaltungen.

Hier Teil 1 unserer Serie: Weniger Mehrwehrtsteuer durch Corona: Investitionsvorteile in der Praxis clever nutzen

Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter für Arbeitnehmer, zum Beispiel:
• Weihnachtsfeiern / Sommerfeste
• Betriebsausflüge
• Motivationsveranstaltungen
• Firmenjubiläen

Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Mitarbeitern offenstehen. Möglich ist aber, dass sich die Betriebsveranstaltung nur auf eine bestimmte Organisationseinheit, zum Beispiel eine Abteilung, bezieht.

Freibetrag

Zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr mit einem Freibetrag von jeweils 110 Euro können den Arbeitnehmern zugewendet werden, insgesamt also 220 Euro pro Jahr. Nimmt ein Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können der Arbeitgeber beziehungsweise der Arbeitnehmer die beiden Veranstaltungen auswählen, für die der Freibetrag gelten soll.

Daneben besteht die Möglichkeit, vorab mit den Arbeitnehmern zu vereinbaren, dass diese die Kosten über 110 Euro selbst tragen.

Welche Kosten sind in den 110-Euro-Freibetrag einzubeziehen?

Relevant sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer (Brutto-Kosten), insbesondere

• Speisen, Getränke
• Übernachtungs- und Fahrtkosten
• Eintrittskarten für Veranstaltungen
• Geschenke
• Aufwendungen für die Organisation, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung, Eventmanager, anwesende Sanitäter, Erfüllung behördlicher Auflagen und Trinkgeld
• Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers, sowohl Familienangehörige als auch fremde Dritte, die der Arbeitnehmer zur Betriebsveranstaltung mitbringt

Reisekosten gehören insoweit zu den Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung, als die Reise selbst Teil der Betriebsveranstaltung ist – zum Beispiel gemeinsame Anreise vom Betrieb zum Veranstaltungsort.

Wie werden die Kosten auf die Arbeitnehmer verteilt?

Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Dann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer oder Geschäftspartner zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.

Und nur auf die Arbeitnehmer, die tatsächlich die Betriebsveranstaltung besucht haben, dürfen die Aufwendungen umgerechnet werden, nicht auf Mitarbeiter, die zwar angemeldet waren, aber nicht erschienen sind.

Achtung: Berechnungsweise birgt Problem

Diese Berechnungsweise birgt das Problem, dass eine Betriebsveranstaltung steuerschädlich wird, wenn wesentlich weniger Gäste erscheinen als ursprünglich angemeldet. In diesem Fall bleiben die Kosten der Veranstaltung meist nahezu gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden. Es empfiehlt sich daher sicherheitshalber, etwas unter der Grenze von 110 Euro zu kalkulieren und bei den Mitarbeitern die Teilnahme konkret abzufragen.

Teilnahme von Kunden, Patienten, Geschäftspartnern

Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen zuzüglich der gegebenenfalls nicht abziehbaren Vorsteuer berechtigen in vollem Umfang zum Betriebsausgabenabzug. Nehmen auch Kunden, Patienten oder Geschäftspartner an der Veranstaltung teil, dann gelten die allgemeinen Grundsätze: Geschenke können nur bis zu 35 Euro und Bewirtungsaufwendungen nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Zuwendungen an Dritte, etwa Geschäftspartner, die mit 30 Prozent pauschal besteuert werden, sind bei der Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht zu berücksichtigen.

Dokumentation ist Pflicht

Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, sollten sämtliche Veranstaltungskosten durch Belege und Rechnungen dokumentiert sein. Aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto muss sich neben der tatsächlichen Teilnehmerzahl (Teilnehmerliste) auch ergeben, welche Aufwendungen zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören, damit sich die Berechnung des Freibetrags nachvollziehen lässt.

Von Dr. Jens-Peter Damas, Wilde und Partner

Neue Serie

Expertentipps für Zahnärzte rund um Steuern, Finanzen, Recht und Betriebswirtschaft

Dr. Jens-Peter Damas, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht© Wilde und Partner
Dr. Jens-Peter Damas, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht
Zahnärzte sind auch Unternehmer. So haben sie häufig mit Fragen rund um die Themen Steuerberatung, Recht, Finanzen und Betriebswirtschaft zu tun. Bei uns gibt es ab jetzt wöchentlich wertvolle Tipps zu diesen Themen. Dafür arbeiten wir mit Experten der Steuerberaterkanzlei Wilde und Partner zusammen. Die Kanzlei ist mit über 600 Mandanten aus dem Bereich der Heilberufe eine der führenden Steuerberaterkanzleien für Ärzte und Zahnärzte in Deutschland. „Wie für Sie in der Zahnmedizin ist auch für uns als Steuerberater Spezialisierung wichtig und für unsere Mandanten ein enormer Vorteil. Im Vergleich zu unspezialisierten Kanzleien sind unsere Abläufe perfekt auf Ihre Bedürfnisse angepasst und das spezifische Branchenwissen hilft uns jeden Tag.“ Weiteres Expertenwissen kommt von m-dens. Das Unternehmen ist Dienstleister für Praxisentwicklung.

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Wilde und Partner ist eine Steuerberaterkanzlei aus Bergisch Gladbach. Mit über 600 Mandanten aus dem Bereich der Heilberufe ist Wilde und Partner eine der führenden Steuerberaterkanzleien für Ärzte und Zahnärzte in Deutschland.